Про самоорганизацию

Деловому планированию посвящены многие тексты, блоги и даже книги. Пик интереса к этой теме пришелся на нулевые, породив авторитеты, которые затем как-то отошли в тень, уступив внимание более крикливым учителям успешного успеха. Публичный же запрос постепенно эволюционировал от формулировки «как всё успеть» в сторону «как себя заставить». Свою дань этому увлечению я отдал сполна, начав интересоваться разными лайф-хаками еще до повальной популярности Дэвида Аллена и Глеба Архангельского. Успел опробовать и составить личное мнение про самые разные системы и концепты. Позиция «спустя годы после хайпа» даёт соблазнительную возможность наконец подытожить то, что устоялось в личном восприятии с тем, чтобы больше к этому не возвращаться. Один из самых дельных советов по выбору инструментов планирования я почерпнул у одиозного сетевого персонажа с ником «Вася Кислый», который когда-то категорично заявил: «Храните данные там, где вы их используете». Свою систему Вася строил на синхронизации модных тогда КПК с приложением Outlook. Наверняка и в наши дни можно найти что-то похожее, для изощренного категорирования задач по контекстам, проектам и взаимозависимостям. Я предпочитаю более незамысловатые методы и далее собираюсь изложить свои соображения.

Постановка проблемы

В центре большинства систем самоорганизации как правило находится т.н. To-Do List — список текущих дел. Задачи в нём должны быть чётко сформулированы, измеримы, конкретны и достижимы. Предполагается, что отсортированный надлежащим образом такой список поможет вам собраться и переделать всё по порядку, поставив напротив каждого пункта красивые галочки. Для меня это не работает. В лучшем случае todo list помогает упорядочить мысли, выполняя роль костыля-напоминалки. Это не руководство к действию, а скорее список актуальных головняков. Никому кроме вас этот список не нужен, долго он не живёт и либо без конца переписывается, либо кочует от даты к дате в электронном формате.

Люди нередко зависают в изощренном планировании, оправдывая им свое временное (как они надеются) бездействие. Человек не может приступить к делу и топчется на месте, продолжая «оптимизировать» то, что никогда не наступит. Так служебная, по сути подготовительная работа замыкается на себе, служа самооправданием и усложняя жизнь. Знаю, что настоящие ниндзя самоорганизации дочитают до этого места. Страсть к поиску собственного пути понятна и обьяснима. Если хочешь быть лучше других и лучше себя вчерашнего, следует развиваться, пробовать новое, оттачивать методы и инструменты. Грустно когда этот поиск на поверку оказывается пустой затратной суетой, которая ни к чему не ведет. Поэтому...

Первое правило тайм-менеджмента: не увлекайтесь тайм менеджментом.

С прошлого века и до наших дней вы всегда и без проблем найдёте то, что поможет вам привести дела в порядок: бумагу, карандаш, календарь и часы. Уймите свой фетишизм или ограничьте его выбором перечисленных инструментов. Больше вам ничего не нужно. Сам я нахожу некоторое удовлетворение в использовании обычного ежедневника без дат, кочующего со мной по проектам уже года три. Суть и соль организации личной и рабочей жизни в том, чтобы она действительно облегчала вам жизнь, а не нагружала её избыточными процедурами, девайсами и правилами. Ваша система должна работать именно на вас, а не ваш образ занятого парня, вашего работодателя или кого-то ещё. И помогать вам планировать в первую очередь личные, а не только деловые моменты. Идеи для выходных, планирование отпуска, тренировки, список семейных покупок — это и подобное должно быть приоритетом номер один. Потому что это и есть ваша жизнь, только ради этого существует и всё остальное. Заниматься планированием с понедельника по пятницу «для дяди» всё равно что понарошку. Отсюда...

Второе правило тайм-менеджмента: выходные планируются в первую очередь

Как и в любом прикладном знании нам не обойтись без оговорок и уточнений. Пока что их будет два. Во-первых, to-do листы это очень крутой инструмент управления. Не самоуправления, а именно управления. Руководитель, составляющий списки дел для своих подчиненных — молодец и умничка. В том случае если он подходит к этому вопросу ответственно — см. про «измеримость, конкретность и достижимость» выше. Когда на подчинённого в пятницу вечером валится список задач со сроком исполнения в понедельник, потому что секретарша босса вспомнила, что надо что-то там забить в Bitrix, ничего кроме недоумения/негодования/ненависти это вызвать не может. Сотрудник же, с которого сняли вопрос «чем и в каком порядке заняться сегодня» будет не в пример продуктивнее и воодушевленнее пребывающих в невнятных попытках озадачить самого себя. Уточнение второе: Вася Кислый был прав в том, что привередничать по поводу своего инструментария не стоит. Нет смысла выписывать электронные адреса в блокнотик, нет смысла заводить Централизованную Базу Данных Кухонных Рецептов. Электронным адресам место в адресной книге вашего email-клиента, телефонам — в смартфоне, рецептам — в блокноте на кухне. Ваше начальство любит Битрикс — используйте для рабочего планирования Битрикс, фирма сидит на MicrosoftExchange/1C/Jira/Trello/you-name-it, наступите на горло своему перфекционизму и не выбивайтесь из толпы. Так будет проще всем. Писать себе дела на завтра несложно, сложности обычно возникают, когда вы за эти дела по-настоящему беретесь. Выясняется, что «прежде, чем что-то сделать, нужно сделать что-то еще», ключевых кусочков пазла всегда не хватает, а в вашем чек-листе про них нет ни слова. Вы вряд ли увидите идеальный порядок на рабочем столе у действительно результативных людей. Там будут материалы, связанные с их текущими делами в одном только им понятном порядке. И это нормально. Если вы исполнитель — вам нужны ваши инструменты и чек-лист согласованный с боссом. Если вы босс — вам нужна общая обновляемая картина дел, с чек-листами-заданиями и чек-листами-отчетами. Если же вы первый, но стремитесь стать вторым, то в дополнение к очевидной карте дел, продиктованной обстоятельствами вы растите свою личную инфо-систему. Вернёмся к Мёрфи. Правда же здорово иметь под рукой корпоративный телефонный справочник, с разбивкой по департаментам и отделам? Когда-то такие делали, сейчас это ваша личная забота. Здорово, когда с утра календарь уведомляет о днях рождения знакомых и коллег? Для этого нужно эту информацию туда внести. Классно вовремя вспомнить кто с кем знаком, где живет и в чем разбирается когда это имеет отношение к тому, над чем вы трудитесь и вообще пореже упускать полезные совпадения, скидки и общие знакомства? Это совершенно другой стиль мышления и работы, который кратко можно сформулировать как...

Третье правило тайм-менеджмента: помогай себе завтрашнему

Для этого вы должны не озадачивать себя самого с командной позиции, а наоборот, предупреждать возможные сложности, уделяя внимание всему тому, что «нужно сделать сначала». Список задач — всего лишь стартовая позиция настоящего планирования. Без подготовительной работы по выделению времени, сбору и упорядочиванию нужных сведений он рискует превратиться в памятник вашей прокрастинации. Если вас действительно заботит конечный результат, вы будете действовать с позиции самоуважения, когда вам завтрашнему не в чем будет упрекнуть себя вчерашнего. Это отношение к делам и жизни касается не только планирования в узком смысле. В английском языке есть точное слово mindset, которое можно перевести как «мысленная установка», «образ мыслей» или «умонастроение». Когда мне приходится убеждать подчиненных действовать на результат и выслушивать встречные объяснения неудач и просто отговорки, я нередко использую выражение «сделать честную попытку». Давайте попробуем объединить эти понятия и выведем своё собственное...

Правило честной попытки

Самую ценную информацию всегда приносит разбор ошибок. Глупо фокусироваться на улучшении того, что и так получается. А вот честный ответ на вопрос «отчего не вышло» может дать ценную пищу к размышлению. Один японский миллионер даже формализовал такие разборки. У любого плана есть горизонт прогнозирования -- невозможно знать всего наперёд. Искусство управления делами заключается в том, чтобы наращивать свои возможности и уменьшать неопределенность. Именно в этом и должна состоять наша помощь нам завтрашним, а анализ ошибок состоять в выяснении того, что могло быть учтено на стадии подготовки и планирования. Парадокс Ахиллеса и черепахи многажды преломлялся в человеческой культуре, обыгрывая простую, вобщем-то мысль: мы всегда в догоняющей позиции, мы всегда вынуждены действовать опираясь на неполные данные, у нас никогда нет гарантии результата и сами наши действия по достижению цели могут непредсказуемым образом преломляться в окружающей среде. Знаменитая молитва Карла Этингера о различении того, что нам по силам от того, перед чем следует смириться примерно о том же. Как и Бхагавад-Гита, которая и помогает нам сформулировать нам наше «правило честной попытки»:

Над своими деламы ты волен, их итог уже вне твоей власти.
Помни — тщетна в деяниях корысть, а пустое безделье напрасно.БГ 2.47